Contoh Minit Mensyuarat

MINIT MESYUARAT EXCO PERHUBUNGAN SOSIAL, ADUAN DAN KEBAJIKAN KALI KEDUA TAHUN 2013

Tarikh: 4 Oktober 2013

Masa: 4.45 ptg-5.30ptg

Tempat: Bilik Seminar 5

Kehadiran : 1. EXCO Perhubungan Sosial, Aduan Dan Kebajikan: Hafizd Zulhasni

                    2. 7 SEKETARIAT

                    3. 5 SEKETARIAT baharu

                    4. 5 SEKETARIAT tidak hadir bersebab                                                                                                                                                                                                                                                               

Penasihat : 1 En Mohd Aminudin Mustapha

                     2  Cik Nor Amalina Ahmad

1.0     UCAPAN ALU-ALUAN EXCO PERHUBUNGAN SOSIAL, ADUAN DAN KEBAJIKAN

   1.1  EXCO mengalu-alukan dan mengucapkan ribuan terima kasih atas kehadiran seketariat EXCO Perhubungan Sosial,Aduan dan Kebajikan

    1.2 EXCO memaklumkan kepada ahli EXCO Perhubungan Sosial, Aduan dan Kebajikan bahawa dia telah dipilih dan dilantik untuk menggantikan Razita Hamka sebagai EXCO baharu bagi portfolio Perhubungan Sosial, Aduan dan Kebajikan.

   1.3 Exco juga memperkenalkan 5 orang ahli EXCO Kebajikan Sosial, Aduan dan Kebajikan yang dilantik untuk menguatkan dan mengantikan kekosongan yang ditinggalkan oleh Hafizd Zulhasni yang menggantikan Razita Hamka sebagai EXCO Kebajikan Sosial, Aduan dan Kebajikan dan Sharifah Nurfitri Binti Wan Mohamad yang menarik diri.

   1.4  EXCO memaklumkan bahawa mesyuarat ini bertujuan menerangkan tugas khas dan tugas umum Seketariat EXCO Perhubungan Sosial, Aduan Dan Kebajikan, cadangan penasihat perempuan dan cadangan aktiviti.

2.0          PENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LALU

   2.1 Nursyamil Haziq Timbalan Bendahari  mencadangkan minit mesyuarat yang lalu Bil.1/2013 disahkan dan disokong oleh Noor Alya Binti Kahar Timbalan Setiausaha.

3.0          PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

  3.1 Noor Najilah Binti Anifah Setiausaha memaklumkan aduan yang dihantar kepada pihak Pra-Universiti berkenaan masalah anjing liar di sekitar kampus timur masih tiada tindakan.Kemudian lampu yang diminta dipasang di sepanjang koridor ke CAIS telah rosak dan tidak cukup untuk menerangi jalan yang sememangya gelap.Pelajar takut  kadua-dua masalah ini terjadi pada masa yang sama .

   3.2 Exco Perhubungan Sosial, Aduan Dan Kebajikan, Hafizd Zulhasni  memaklumkan bahawa seorang pelajar perempuan mengadu kepada dia tentang masalah pelajar perempuan dan lelaki yang ber’dating’  di sekitar kafe Blok A, Blok B dan sekitarnya pada waktu malam.Dia takut sekiranya dibiarkan berlaku akan membawa ke arah keburukan,terutamanya dalam kalangan pelajar Islam.

                                                       TINDAKAN: EXCO akan bawa masalah ke mensyuarat JPPU

4.0     PERKARA – PERKARA YANG DIBINCANGKAN

  4.1 Pembahagian Seketariat  EXCO kepada dua, Biro Aduan dan Biro Kebajikan.

      4.1.1 Biro Aduan`

1.       Abdul Aziz Bin Rosli

2.       Shahidatul Natasha Bt Rosli

3.       Noor Faridah Bt Ali

4.       Nur Farzana Bt H. Tuah

5.       Mardiana Anis Binti Iberahim

6.       Munirah Adilah Binti Harif

7.       Ismaniza Binti Amad Bahri

      4.1.2    Biro Kebajikan

1.       Putera Nik Aiman Mustaqim Bin Othman

2.       Dayang Nur Azyra Binti Abg Mohamad Adawi

3.       Nazirul Hazril Bin Md Hadzir

4.       Nurul Shamila Bt Baharin

5.       Nur Amira Binti Mohd Tahir

4.2 Timbalan Setiausaha dan Timbalan Bendahari dilantik sebagai penyelaras atau ketua kepada Biro Aduan dan Biro Kebajikan

     4.2.1 Ketua Biro Aduan

                Noor Alya Binti Kahar    

      4.2.2 Ketua Biro Kebajikan

               Nursyamil Haziq Bin Ahmad

   4.3 Pemilihan Penasihat

      4.3.1 Cadangan nama Penasihat

               Cik Roberta Chaya Tawie Tingga

               Cik Nor Amalina Ahmad

               Cik Christharina S. Gintoron

               Cik Dzetty Soraya Abdul Aziz

              4.3.2 Penasihat yang dipilih

               Cik Nor Amalina Ahmad

                                                                                                                                                    Tindakan: EXCO

   4.4 Penerangan tugas:

1.       Ketua BiroKebajikan

2.       Biro Kebajikan

3.       Ketua Biro  Aduan

4.       Biro  Aduan

                                                                                                                        Tindakan: Ahli terlibat

  4.5 Cadangan aktiviti:

1.       Lawatan ke Kampung Budaya

2.       Perlawanan bowling antara ahli EXCO JPPU

3.       Perlawanan Paintball

                                                                                                                         Tindakan: Semua ahli

5.0     HAL-HAL LAIN        

   5.1 Setiausaha meminta ahli Seketariat menolongnya membuat Kotak Aduan

   5.2 EXCO meningatkan sekali lagi kepada ahli agar hanya mengambil adaun secara bertulis dan lengkap sahaja kerana dia tidak mahu menyusahkan ahli EXCO Perhubungan Sosial, Aduan Dan Kebajikan terlampau sibuk mengambil aduan dan menulis aduan sehingga melupakan pelajaran.

   5.2 EXCO  mengucapkan terima kasih kepada semua ahli seketariat yang hadir dan berharap semua seketariat dapat menjalankan tugas dengan baik dan amanah.

Mensyuarat EXCO  Perhubungan Sosial, Aduan dan Kebajikan yang dipengerusikan oleh Hafizd Zulhasni bin Ismail Sainny bersurai pada pukul  5.25 ptg.

Disediakan oleh,                                                 Disemak oleh,

…………………..                                               …………………..                                  (NURSYAMIL HAZIQ BIN AHMAD)            (HAFIZD ZULHASNI BIN ISMAIL SAINNY)   

Timbalan Bendahari,                                            EXCO  Perhubungan Sosial, Aduan Dan Kebajikan    Seketariat EXCO                                                 Jawatankuasa Perwakilan Pelajar Pra-Universiti